KODEKS SPONSORINGU

KULTURY

PREAMBUŁA

Kodeks stanowi zbiór zasad sponsoringu kultury, którymi Strony współpracujące ze sobą mogłyby i powinny się kierować, tak aby partnerstwo w sposób właściwy i skuteczny rozwijało kulturę, przyczyniało się do ochrony jej dziedzictwa oraz zapewniało korzyści Stronom.

Sponsoring kultury pozwala podmiotom prywatnym zarówno na aktywne uczestnictwo w misji rozwoju i ochrony kultury, jak i na budowę własnego wizerunku jako podmiotu inwestującego w kulturę i czerpiącego korzyści z jej rozwoju.

Postanowienia Kodeksu mają służyć pogodzeniu interesów podmiotów sektora prywatnego, narodowych i samorządowych instytucji kultury oraz organizacji pozarządowych działających na rzecz kultury. Celem Kodeksu jest wypracowanie wspólnego języka we współpracy opartej na wzajemnym zaufaniu i dobrej wierze towarzyszącej wszystkim działaniom prowadzonym w ramach ich partnerstwa.

W procesie tworzenia Kodeksu wykorzystano wspólne doświadczenia instytucji kultury, organizacji pozarządowych i podmiotów prywatnych. Rozwiązania w niej zaprezentowane są także następstwem przyjęcia propozycji zawartych w innych tego typu regulacjach, m.in. Consolidated ICC Code, Code of Funding Practice wypracowanym w ramach Funding and Accountability Interest Group, czy Code of Governance for Charities and IPCs.

Kodeks jest formą dobrowolnej regulacji, która tworzy podstawy do realizacji dobrych praktyk sponsoringu kultury. Kodeks nie odnosi się do innych form współpracy, takich jak na przykład: mecenat[1], CSR, patronat medialny czy filantropia korporacyjna.[2]

SŁOWNIK

Umowa o sponsoring umowa partnerska, w której sponsor przekazuje podmiotowi sponsorowanemu środki konieczne do realizacji jego celów, w zamian za wykorzystanie tkwiącego w nim potencjału komercyjnego, który umożliwia promocję wizerunku przedsiębiorstwa, jego marek czy produktów. Dzięki udziałowi we wspieranej inicjatywie uzyskuje się efekt kojarzenia z tym, co dana inicjatywa sobą reprezentuje, a pozytywny obraz sponsorowanego przenosi się na sponsora. Znak sponsora towarzyszy imprezom lub działaniu sponsorowanych instytucji.

Sponsor osoba prawna lub fizyczna zainteresowana promowaniem siebie lub swoich produktów i ponosząca z tego tytułu określone koszty.

Sponsorowany instytucja kultury lub organizacja pozarządowa organizująca działalność kulturalną, która w sposób pośredni lub bezpośredni korzysta ze świadczenia. [3]

II. Zastosowanie Kodeksu

Mając na uwadze niewiążący charakter Kodeksu, Strony powinny zmierzać do jak najpełniejszego stosowania go we wzajemnych relacjach.

III. Ochrona wartości artystycznych i beneficjentów programów kulturalnych

1. Sponsor powinien być świadom potrzeby zachowania pełnej wolności artystycznej i niezależności sztuki, artystów oraz instytucji kultury.
2. Sponsor nie może wymagać od Sponsorowanego ustępstw w odniesieniu do prowadzonej przez niego własnej polityki programów działań.
3. Sponsorowany przekaże Sponsorowi wszelkie informacje istotne dla przedmiotu prowadzonej współpracy, w stopniu koniecznym dla prawidłowego jej rozwoju.
4. Ze względu na konieczność ochrony beneficjentów programów kulturalnych, Strony nie będą podejmować działań, które godziłyby w ich godność, dobra osobiste, w tym prawo do prywatności i ochrony wizerunku.

IV. Partnerstwo i jego podstawowe ramy

1. Strony powinny zapewnić z należytą starannością ochronę: danych osobowych, tajemnicy handlowej oraz strategii reklamowej Sponsora i nieupublicznionych planów działań Sponsorowanego.
2. Strony powinny informować się wzajemnie o wszelkich konfliktach oraz roszczeniach osób trzecich, mogących mieć wpływ na ich współpracę.
3. Strony powinny działać w oparciu o zawarte porozumienia, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów o rachunkowości, prawa finansów publicznych, prawa podatkowego.

V. Zasady prowadzenia działań sponsoringowych

1. Sponsor powinien dążyć do prowadzenia przejrzystej polityki sponsoringowej ze szczególnym uwzględnieniem ogólnodostępnych informacji na stronach internetowych Sponsora. Sponsor powinien w szczególności dążyć do uwzględnienia w strategii sponsoringowej celów oraz obszarów działań sponsoringowych.
2. Sponsorowany powinien mieć określoną misję i zapewnić dostęp do niej z wykorzystaniem możliwych narzędzi komunikacji.
3. Współpraca Sponsorowanego i Sponsora powinna zostać przejrzyście uregulowana w Umowie o sponsoring, w sposób pisemny i czytelny, przy użyciu poprawnej polszczyzny.
4. W Umowie o sponsoring Strony szczegółowo określą zakres współpracy, w tym:
   • rodzaj i wielkość środków (finansowych, rzeczowych, usług) przeznaczonych na rzecz Sponsorowanego;
   • sposób przekazania środków;
   • opis działań i wydarzeń, na które Sponsorowany przeznacza swoje środki;
   • rodzaj, wielkość j i zasięg świadczeń na rzecz Sponsora;
   • sposoby analizy i rejestrowania wzajemnych świadczeń;
   • sposób i harmonogram rozliczenia wzajemnych świadczeń;
   • sposoby informowania opinii publicznej o współpracy;
   • inne, ustalone przez Strony.
5. Współpraca pomiędzy Stronami powinna dążyć do równowagi pomiędzy ich świadczeniami, z poszanowaniem zasad współżycia społecznego i dobrych obyczajów.
6. Strony w sposób zrozumiały przedstawią swoje plany i strategie związane z przyszłą współpracą, zwłaszcza w zakresie:
   • polityki komunikacyjnej i marketingowej;
   • programu działań Sponsorowanego, z uwzględnieniem szczegółowych informacji o projektach, wydarzeniach lub dziełach, których finansowanie pochodzi ze środków Sponsora.
7. Koszty ponoszone przez Sponsorowanego w związku ze współpracą ze Sponsorem i jego promocją powinny pochodzić ze środków finansowych przekazanych mu przez Sponsora.
8. Dla bardziej przejrzystej współpracy za słuszne należy uznać systematyczne prowadzenie spisów i wykazów wzajemnych świadczeń w formie ewidencji.
9. Współpraca Stron powinna opierać się na zasadzie uzgadniania decyzji i zmian w działaniach Sponsorowanego i Sponsora, nieprzewidzianych przy zawiązaniu współpracy.
10. Strony prowadzą wzajemną systematyczną wymianę informacji i konsultacje poprzez wyznaczonych do bezpośrednich kontaktów pracowników Stron.
11. Przedstawiciele Stron związani z realizacją współpracy będą posiadali stosowne kwalifikacje do realizowanych przez nich zadań. Każdą zmianę przedstawicieli Stron powinny poprzedzać konsultacje, a sama zmiana musi odbyć się w sposób, który nie zakłóci współpracy.
12. Sponsor, w zakresie koniecznym do prawidłowej i rzetelnej kontroli nad przekazanymi Sponsorowanemu funduszami, powinien mieć prawo do informacji o procedurach regulujących działalność – w tym informacji o finansach – Sponsorowanego.
13. We wszelkich działaniach prowadzonych przez Strony w ramach współpracy powinna obowiązywać zasada przejrzystości:
    • każda ze Stron powinna mieć możliwość weryfikacji informacji przekazywanych pomiędzy Stronami;
    • zmiany w budżetach Stron, przeznaczonych na ich współpracę, powinny być uzgadniane bez opóźnienia;
    • zmiany, o których mowa powyżej, nie powinny szkodzić uzgodnionym projektom i wydarzeniom kulturalnym będącym w trakcie realizacji. W tym celu należy w sposób rozsądny uzgodnić plany związane z projektami, których realizacja jest rozłożona w czasie.
14. Sponsorowany powinien przedstawiać analizy działań przeprowadzonych ze środków uzyskanych od Sponsora każdorazowo po zakończeniu jednostkowego projektu;
15. Sponsorowany powinien zobowiązać się do korzystania ze środków przekazanych przez Sponsora zgodnie z ich ustalonym przeznaczeniem. Jeśli w Umowie o sponsoringu nie zostało to inaczej uregulowane, to w przypadku nagłej potrzeby przesunięcia środków do innych projektów finansowanych w ramach współpracy Sponsorowany powinien uzyskać wcześniejszą akceptację Sponsora.
16. Sponsorowany powinien dochować należytej staranności i użyć wszelkich odpowiednich środków, by nie doszło do sprzeniewierzenia przekazanych mu funduszy.
17. Strony uznają doniosłość praw własności intelektualnej, w tym praw autorskich, we wzajemnej współpracy oraz zobowiązują się respektować tego rodzaju prawa należące do Stron i osób trzecich.

VI. Zasady komunikacji z opinią społeczną

1. Sponsor powinien posiadać prawo do udziału i prezentacji swojego wizerunku podczas wydarzeń organizowanych przez Sponsorowanego, z zastrzeżeniem jednak, że działania Sponsora nie będą sprzeczne z określonymi w Kodeksie dobrymi praktykami i zasadami współżycia społecznego oraz dobrymi obyczajami i ograniczeniami wynikającymi z obowiązującego prawa, a także nie będą naruszać godności i dóbr osobistych beneficjentów programów kulturalnych.
2. Informowanie o Sponsorze nie może ingerować w przestrzeń publiczną w sposób niezgodny z interesem publicznym.
3. Za niedopuszczalny należy uznać sponsoring, który może wpłynąć negatywnie na stan psychiczny, moralność lub stosunki rodzinne, a zwłaszcza relacje dzieci z rodzicami.
4. Jeśli wydarzenie kulturalne było finansowane ze środków pochodzących od Sponsora, to informacja na ten temat powinna być przekazana w sposób oczywisty dla publiczności zarówno w trakcie jego trwania, jak i w materiałach relacjonujących bądź sprawozdawczych, chyba że istnieje zasadny powód przemawiający przeciwko temu.
5. Sponsor w komunikatach prasowych oraz raportach o swojej działalności sponsoringowej powinien informować, kto jest organizatorem sponsorowanego programu lub wydarzenia.
6. Strony powinny uzgodnić, jaka część środków przekazanych Sponsorowanemu ma być przeznaczona na promocję Sponsora.
7. Programy i wydarzenia sponsorowane przez Sponsora powinny być otwarte dla szerokiego kręgu odbiorców, a nie tylko dla grup powiązanych ze Sponsorem. Obie Strony powinny uzgodnić każdorazowo:
   • liczbę biletów udostępnionych Sponsorowi w zestawieniu z ich liczbą całkowitą;
   • liczbę materiałów, w tym publikacji, gadżetów, związanych z wydarzeniem czy programem, udostępnionych Sponsorowi w zestawieniu z ich liczbą całkowitą;
   • wymiar uprzywilejowanego dostępu do miejsc kultury poza godzinami otwarcia dla zwiedzających, niepowodujący utrudnień dla instytucji kultury czy organizacji pozarządowych;
8. Strony powinny opracować plan informowania opinii publicznej współpracy oraz o jej przedmiocie, tak aby ta informacja dotarła do jak najszerszego kręgu podmiotów, zarówno w kraju, jak i zagranicą.
9. Wykorzystanie wizerunku Sponsorowanego w nieuzgodnionych wcześniej formach marketingu jest niedopuszczalne.
10. W przypadku nadawania w programach telewizyjnych relacji z wydarzeń kulturalnych sponsorowanych przez Sponsora, Strony będą dążyły do tego, aby w przekazie uwzględniono wskazanie na osobę Sponsora i jego rolę w danym wydarzeniu kulturalnym, z zastrzeżeniem, że w przypadku gdy w Umowie o sponsoring zobowiązanie w tym zakresie przyjmie Sponsorowany odpowiedzialność za jego prawidłowe wykonanie będzie spoczywać na nim.

VII. Rozwiązywanie sporów

1. W przypadku wystąpienia sporów związanych ze współpracą Stron, Strony zobowiązują się do dążenia do szybkiego i skutecznego rozwiązania sporu w drodze negocjacji, zanim skorzystają z ewentualnych uprawnień pozwalających im domagać się uiszczenia kar umownych lub z możliwości wypowiedzenia Umowy o sponsoring.
2. Jeśli Strony nie będą w stanie dojść do porozumienia w drodze negocjacji, to wyrażą zgodę na poddanie się mediacji prowadzonej przez wspólnie wskazaną osobę w Umowie o sponsoring W przypadku gdy powyższe sposoby rozwiązywania sporów wyczerpią się bez osiągnięcia przez strony porozumienia, w zależności od uznania stron, spór zostanie poddany rozstrzygnięciu przez sąd powszechny lub wybrany sąd arbitrażowy (niezwiązany ze Stronami), zgodnie z zapisem przyjętym przez strony w Umowie o sponsoring.

VIII. Konflikt interesów

1. Strony zobowiązują się do unikania konfliktów w zakresie celów i misji Sponsora i Sponsorowanego, a w przypadku ich wystąpienia, w drodze uzgodnień zaprzestaną działań sprzecznych z tymi celami i misją.
2. Sponsorowany zobowiąże się, że nie będzie zatrudniał osób związanych bezpośrednio lub pośrednio, poprzez pokrewieństwo lub powinowactwo ze Sponsorem. Sponsor uczyni podobne zobowiązanie względem Sponsorowanego.
3. W przypadku wystąpienia konfliktu interesów po jednej ze Stron, Strony zobowiązują się do odsunięcia przedstawiciela Strony od prowadzonej współpracy.

IX.Zasady końcowe

1. W przypadku zawierania Umowy o sponsoring na czas nieokreślony lub na okres zdecydowanie długi, powinno się umieścić sprecyzowane regulacje zastrzegające prawo Sponsorowanego do jej rozwiązania, z uwzględnieniem stosownego okresu wypowiedzenia, tak aby trwające projekty nie straciły źródeł finansowania.
2. Sponsor powinien mieć prawo pierwszeństwa, w stosunku do innych podmiotów, do zawierania umów o sponsoring i współpracę na inne, nieobjęte porozumieniem, pola działalności Sponsorowanego.
3. Po zakończeniu współpracy Sponsorowany powinien nadal pozostawać w kontakcie ze Sponsorem, zwłaszcza poprzez zapraszanie go na wydarzenia kulturalne.