Instytucja kultury podlega wpisowi do tego rejestru z urzędu, tj. z mocy samego prawa (art. 14). Wynika z tego, że każdy organizator działalności kulturalnej prowadzi swój odrębny rejestr podległych mu instytucji kultury. Natomiast dla każdej instytucji prowadzi się oddzielną księgę rejestrową, oznaczoną kolejnym numerem. W związku z tym, że taka księga jest niezwykle istotnym dokumentem, nie może być wynoszona poza miejsce jej przechowywania. Ponad to przy księdze rejestrowej prowadzi się odrębnie dla każdej instytucji kultury akta rejestrowe obejmujące dokumenty stanowiące podstawę wpisu do rejestru oraz dokumenty dotyczące postępowania rejestrowego.
Szczegółowy sposób prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury, w tym zakres danych zamieszczanych w rejestrze, tryb dokonywania wpisów, zmian i wykreśleń wpisów oraz wzór księgi rejestrowej, określa minister kultury (minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego), mając na uwadze zapewnienie bezpieczeństwa danych zamieszczanych w rejestrze i bezpieczeństwa czynności prawnych dokonywanych przez te instytucje. Aktualnie kwestie te określa rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. poz. 189), które zastąpiło rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury (Dz. U. Nr 20, poz. 80).
Zgodnie wytycznymi, rejestr instytucji kultury jest prowadzony w postaci elektronicznej, pozwalającej na sporządzanie z niego wydruków oraz uniemożliwiającej dokonanie wpisu przez osobę nieuprawnioną.
Wpisuje się w nim następujące dane i informacje:

• rubryka pierwsza - numer wpisu do rejestru;
• rubryka druga - datę wpisu do rejestru oraz daty kolejnych wpisów;
• rubryka trzecia - pełną nazwę instytucji kultury wynikającą ze statutu;
• rubryka czwarta - skróconą nazwę instytucji kultury, jeżeli jej używanie przewiduje statut;
• rubryka piąta - siedzibę i adres instytucji kultury;
• rubryka szósta - oznaczenie organizatora instytucji kultury;
• rubryka siódma - oznaczenie podmiotu, z którym organizator wspólnie prowadzi instytucję kultury;
• rubryka ósma - akt o utworzeniu instytucji kultury;
• rubryka dziewiąta - akt o nadaniu statutu instytucji kultury.

Niezależnie od prowadzonego przez organizatora rejestru, dla każdej instytucji kultury zakłada się i prowadzi oddzielnie elektroniczną księgę rejestrową
Dla każdej instytucji prowadzi się przy rejestrze również akta rejestrowe obejmujące dokumenty stanowiące podstawę wpisu instytucji kultury do rejestru oraz dokumenty dotyczące postępowania rejestrowego.
Wpisowi do księgi rejestrowej podlegają zmiany (wpisy, zmiany wpisów, wykreślenia), których dokonuje osoba upoważniona przez organizatora. Wykreślenie wpisu z rejestru jest równoznaczne z wykreśleniem instytucji kultury z rejestru.
Rejestr, informację o rejestrze oraz sposobie udostępniania danych w nim zawartych zamieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie organizatora.

Akty prawne:

• ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r., poz. 406)
• rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. poz. 189)

Bibliografia:

• J. Hołda, Z. Hołda, D. Ostrowska, Prawne podstawy działalności kulturalnej, Kraków 2005
• Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z dnia 19 maja 2010 r., sygn. akt II SA/Rz 275/10

Autorka: dr Joanna Hołda

Doktor nauk prawnych, menadżer kultury, nauczyciel akademicki. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji UMCS w Lublinie i Wydziału Pedagogiki Psychologii UMCS w Lublinie. Ukończyła Studia Podyplomowe z zakresu prawa autorskiego, prasowego i wydawniczego w Instytucie Prawa Własności Intelektualnej UJ w Krakowie. Pracuje w Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury w Lublinie. Od 2010 r. w zarządzie lubelskiej Zachęty. Jest autorką i współautorką publikacji m. in. z zakresu prawa własności intelektualnej, praw człowieka, prawa kultury i sztuki.