Jakie działania są przewidziane w projekcie i do kogo są skierowane?

Projekt składa się z 4 zadań.

Zadanie 1 to dwuletni program szkoleniowo – grantowy skierowany do samorządowych instytucji kultury. Będą dwa cykle naborów: w 2024 roku (30 instytucji) i w 2025 roku (50 instytucji).

Zadanie 2 to wsparcie szkoleniowe, które na celu przygotowanie instytucji kultury do zatrudniania osób z niepełnosprawnościami lub uruchamiania dla nich staży, praktyk, wolontariatu. Szkolenia dla 45 instytucji planowane są na 2025 rok.

Zadanie 3 związane jest z profesjonalizacją sektora kultury. Ma ono 3 komponenty. Pierwszy to roczne ścieżki profesjonalizacyjne dla 30 instytucji kultury. Drugi to kompleksowy program szkoleniowy dla osób pracujących lub chcących się kształcić na koordynatorów_ki dostępności w instytucjach kultury. Trzeci to specjalistyczne szkolenia dla pracowników instytucji kultury (samorządowych oraz państwowych) i organizacji pozarządowych, które mają działalność kulturalną uwzględnioną w celach statutowych. Dwa pierwsze komponenty będą realizowane w 2025 roku, trzeci rozpoczyna w toku 2024.

Zadanie 4 to pilotażowy program wsparcia usługowego, w ramach którego powstanie Centrum Kompetencji. Będzie ono pomagało instytucjom kultury w organizowaniu dostępnych wydarzeń poprzez doradztwo, użyczenie sprzętu i zapewnianie odpowiednich ekspertów np. tłumaczy języka migowego lub asystentów osób z niepełnosprawnościami.

Czy instytucje, które współtworzyły Model Dostępnej Kultury w ramach projektu Kultura bez Barier mogą uczestniczyć w projekcie?

Tak, mogą, regulamin tego nie wyklucza.

Czy instytucje, które wdrożyły już u siebie rozwiązania dostępnościowe i są zaznajomione z Modelem Dostępnej Kultury mogą liczyć na bardziej zaawansowane treści na szkoleniach?

Tak. Większość zadań w projekcie przewiduje również bardziej zaawansowane treści.

Czy z programu szkoleń można korzystać wybiórczo tzn. rejestrować się tylko na niektóre wydarzenia w ramach programu szkoleniowego?

To zależy od zadania i jest zawsze szczegółowo umówione w regulaminie. Przykładowo w Zadaniu 1 konieczne jest uczestniczenie we wszystkich zaplanowanych działaniach, a w Zadaniu 3.3 można uczestniczyć w wybranych szkoleniach.

Czy instytucja kultury może aplikować do wszystkich 4 zadań? Czy zakwalifikowanie się do jakiegoś zadania wyklucza możliwość aplikowania do pozostałych?

Nie ma przeszkód formalnych, ale nie rekomendujemy takiego rozwiązania. Warto z rozmysłem wybrać zadanie, które jest najbardziej adekwatne do potrzeb.

Czy osoby zatrudnione w instytucji kultury na umowę - zlecenie lub umowę o dzieło (np. edukatorzy) mogą brać udział w szkoleniach?

Tak, mogą.

Wkład własny

Czy wymagany jest wkład własny? Jeśli tak, to w jakim procencie?

Nie, wkład własny nie jest wymagany. Oczywiście można go wykazać, nie będzie to jednak w żaden sposób docenione na etapie oceny zgłoszeń. Trzeba przy tym mieć na uwadze, że jeśli już wkład własny zostanie zadeklarowany, to będzie musiał być rozliczony na takich samych zasadach jak grant. Z tego względu nie rekomendujemy deklarowania wkładu własnego.

---

Przychód

Czy można osiągać przychody w ramach przedsięwzięcia? Czy muszą być one wydatkowane na realizację zadania (np. jako wkład własny)? Czy i w jaki sposób trzeba oszacować przychody? Czy oszacowanie przychodów jest obowiązkowe? W regulaminie jest pojęcie „można”. Od czego to ma zależeć? Instytucje kultury za swoje realizacje mają obligatoryjnie wpisane bilety wstępu - jak potraktować te przychody, czy mogą być, a nie wykazywać ich jako wkład własny?

Wszystko zależy od Państwa decyzji i charakteru planowanego przedsięwzięcia. Instytucja kultury w trakcie i po realizacji przedsięwzięcia grantowego może funkcjonować na swoich stałych zasadach, a więc m.in. sprzedawać bilety. Nie stanowi to przychodu przedsięwzięcia. Należy zastrzec, że niedozwolone jest pobieranie dodatkowych lub większych opłat w związku z wdrożeniem rozwiązań sfinansowanych z grantu. Jeśli opłata obowiązująca w instytucji kultury będzie w przyszłości rosła, należy zadbać o pisemne uzasadnienie z czego wynika wzrost kosztów, tak, aby wykazać, że nie jest on w żaden sposób powiązany ze sfinansowanym z grantu rozwiązaniem dostępnościowym. Należy pamiętać o tym, aby informacja o pobieraniu opłat za korzystanie z oferty kulturalnej wybrzmiała w zgłoszeniu o powierzenie grantu – wówczas, jeśli zgłoszenie zostanie zaakceptowane, pobieranie opłat będzie zgodne z jego treścią. Stałe opłaty pobierane przez instytucje kultury zgodnie z powyższym opisem nie stanowią przychodu przedsięwzięcia.

---

Koordynator dostępności

Co w przypadku, gdy w instytucji nie ma koordynatora dostępności?

Należy go powołać (powołać, zatrudnić, powierzyć obowiązki pracownikowi już zatrudnionemu na innym stanowisku).

Co jeśli w instytucji nie ma koordynatora dostępności, ale jest zespół ds. dostępności? Czy w takiej sytuacji instytucja spełnia warunek nowego regulaminu?

Zgodnie z Regulaminem w instytucji musi być koordynator dostępności. Jeżeli istnieje zespół, to należy wytypować w nim przewodniczącego / lidera i do jego zakresu obowiązków dopisać funkcję koordynatora dostępności.

Czy koordynator, który funkcjonuje w urzędzie gminy spełnia zapisy regulaminu?

Nie, koordynator musi być zatrudniony w instytucji, która będzie brać udział w naborze. Nie musi to być odrębny etat.

Czy dane stanowisko musi się nazywać koordynator dostępności?

Nie, natomiast z opisu stanowiska pracownika powinny jednoznacznie wynikać zadania związane z koordynowaniem spraw dotyczących dostępności w instytucji.

Czy wpisanie pełnienia funkcji koordynatora dostępności do zakresu czynności pracownika spełnia warunek posiadania koordynatora wynikający z nowego regulaminu naboru przedsięwzięcia grantowego?

Tak.

Koordynator dostępności to osoba, która pracuje u nas na stanowisku bibliotekarskim, ale za pełnioną funkcję koordynatora rozliczamy się fakturą – mamy osobną umowę. Czy to wypełnia warunki projektu?

Tak, o ile w opisie zadań tej osoby znajdują się zapisy dotyczące funkcji koordynatora dostępności.

---

Strona internetowa IK

IK złożyła wniosek w innym programie, w którym zaplanowała działania dot. zmian na stronie, które przełożą się na jej dostępność. Czy instytucja może zadeklarować, że dostosuje stronę w ramach innego projektu?

Jeśli na etapie aplikowania IK nie będzie posiadała dostępnej strony, to w budżecie MUSI ująć koszty jej stworzenia; jeśli będzie posiadała stronę częściowo dostępną, to w budżecie MUSI ująć koszty jej dostosowania. Sytuacja dotycząca strony powinna być opisana w autodiagnozie i w strategii wdrażania dostępności (włączając w to opis złożonego wniosku do innego programu).

Gdyby w chwili składania wniosku o grant instytucja posiadała już decyzję o przyznaniu środków w ramach innego projektu proponujemy to opisać we wniosku, a w budżecie ew. zaplanować uzupełniające środki na dodatkowe udogodnienia na stronie. 

Obecnie IK ma stronę, ale już jest podjęta decyzja w IK, że nie ma sensu jej poprawiać, tylko trzeba postawić od nowa. Co ma zaznaczyć we wniosku, jeśli w budżecie zaplanuje środki na stworzenie strony, mimo, że jakąś stronę ma?

W kryteriach oceny nie chodzi o to, czy IK ma stronę, ale o to, czy ma stronę spełniającą wymogi dostępności. Jeśli strona jest całkowicie niedostępna, należy przewidzieć środki na jej stworzenie od podstaw, jeśli jest częściowo niedostępna - należy przewidzieć środki na jej poprawienie.

Jeśli z oceny istniejącej strony wynika, że – choć jest przynajmniej częściowo dostępna, to jednak nie działa prawidłowo i jest to stwierdzone w Autodiagnozie, a jednocześnie w Strategii wskazano na potrzebę radykalnej poprawy dostępności strony – wówczas proponujemy jasno opisać tę sytuację we wniosku i zaplanować postawienie nowej strony. Zwłaszcza, jeśli miałoby to być  bardziej ekonomicznym rozwiązaniem w wieloletniej perspektywie.

---

Wydarzenia kulturalne

Nasz tutor zasugerował przygotowanie czterech działań kulturalnych z udziałem OzN i osób starszych. Czy jest to dopuszczalne, skoro w regulaminie jest informacja o dwóch takich działaniach? (inna IK): czy można zaplanować więcej niż dwa wydarzenia, ponieważ nie mamy możliwości wydatkowania środków na kosztowne prace budowlane.

Punkt widzenia tutora jest inny niż ekspertów oceniających zgłoszenia, którzy są zobowiązani patrzeć na racjonalność wydatków projektu. Dwa wydarzenia są obowiązkowe, nie ma jednak zakazu zorganizowania więcej niż dwóch wydarzeń pod warunkiem, że będzie to racjonalne ekonomicznie. Zwracamy przy tym uwagę, że wydarzenia nie mogą być sposobem na „zagospodarowanie” środków – istotą przedsięwzięć grantowych ma być wdrażanie Strategii dostępności, opracowanej w ramach przedsięwzięcia szkoleniowego.

Czy dwa wydarzenia organizowane w ramach grantu muszą być powiązane, czy mogą być to dwa odrębne wydarzenia?

Mogą to być dwa osobne wydarzenia, mogą być powiązane, to zależy od Państwa oceny potrzeb i od oczekiwań odbiorców. Prosimy pamiętać o partycypacyjnym podejściu do projektowania wydarzeń.

Czy realizowane wydarzenia muszą być całkiem nowe czy można wykorzystać jakieś obecnie realizowane wydarzenie jako bazę?

Obecnie realizowane cykliczne wydarzenie może być bazą do realizacji wymaganego wydarzenia.

Czy wydarzenie ma być jednorazowe np. przez godzinę, czy może to być wydarzenie rozłożone na kilka tur uczestników np. 2, 3 tury przez weekend (piątek, sobota, niedziela) po 15 uczestników?

Wydarzenie nie musi być jednorazowe, może to być cykl wydarzeń, może też być wydarzenie rozłożone na kilka tur.

---

Partycypacja

Jak rozumieć partycypacyjny udział osób z grupy ostatecznych odbiorców w dwóch wydarzeniach kulturalnych? (tak jak opisywaliśmy to w autodiagnozie?) Czyli czy chodzi o:

- Uczestnictwo w charakterze odbiorców, czyli zapewnienie dostępności tych wydarzeń czy np. organizowanie warsztatów i zajęć uwzględniających potrzeby grup?

- Współtworzenie dwóch wydarzeń poprzez uwzględnianie opinii i pomysłów osób z niepełnosprawnościami oraz osób starszych na etapie planowania wydarzeń (konsultacje, badanie preferencji) np. zorganizowanie spotkania z ulubionym aktorem, muzykiem czy zorganizowanie koncertu "gwiazdy" wybranej przez odbiorów, czy zaproszenie ich do współpracy przy tworzeniu treści, wystąpień, wystaw czy programów edukacyjnych?

- Aktywność jako twórców, czyli pełnienie roli artystów czy współorganizatorów w dwóch wydarzeniach przez osoby starsze i z niepełnosprawnościami? Prowadzenie warsztatów, występów lub innych form twórczych, które umożliwiają prezentację ich talentów.

Czyli np. jedno wydarzenie to może być cykl warsztatów dla grupy odbiorców połączony z ich występem, a drugie to np. spotkanie z ulubionym aktorem bądź koncert "ulubionego" artysty? W momencie składania wniosku musi to być już konkretnie podany rodzaj warsztatów i nazwiska artystów? czyli badanie/konsultacja powinna być już przeprowadzona? czy można wpisać, że artysta zostanie dopiero wyłoniony i opisać proces jak do tego dojdzie, jaki będzie udział osób z grupy docelowej w wyborze itp?

Przez partycypacyjny udział osób z grupy ostatecznych odbiorców w dwóch wydarzeniach kulturalnych należy rozumieć współtworzenie dwóch wydarzeń poprzez uwzględnianie opinii i pomysłów osób z niepełnosprawnościami oraz osób starszych na etapie planowania wydarzeń (konsultacje, badanie preferencji). To nie musi wykluczać opcji wymienionej jako pierwsza i trzecia, ale akcent postawiony jest na opcję drugą.

W momencie składania wniosku nie jest konieczne podawanie nazwisk. Konsultacje powinny odbywać się w ramach przedsięwzięcia. Jednak wnioskodawca powinien wstępnie scharakteryzować planowane działanie tak, by oceniający mogli ocenić jego wartość. Można tu bazować przede wszystkich na profilu wnioskodawcy i jego doświadczeniu.

Czy w ramach kosztu realizacji procesu partycypacyjnego oraz działań informacyjnych dotyczących oferty przygotowanej w ramach przedsięwzięcia grantowego, skierowanych do OzN oraz środowisk lokalnych mieszczą się koszty przeprowadzania badań (np. zlecony zewnętrznej firmie albo instytucji) potrzeb i preferencji środowisk osób o szczególnych potrzebach?

Mogą się mieścić, muszą jednak zostać uzasadnione poprzez wskazanie celu takich badań, ich zakresu oraz racjonalności takiego podejścia.

---

Audyt

Jakie rodzaje audytów można wykonać w ramach grantu? Tylko architektoniczny i cyfrowy czy informacyjno-komunikacyjny też może być?

Zgodnie z katalogiem kosztów kwalifikowalnych w ramach grantów, wydatki mogą być ponoszone na audyty dostępności przestrzeni i materiałów cyfrowych. Proszę jednak zauważyć, że kwalifikowalny jest też koszt UX przestrzeni i materiałów cyfrowych – preferowana realizacja tych działań za pomocą lokalnych organizacji lub audytorów – osób z niepełnosprawnością. Audyt informacyjno-komunikacyjny nie został przewidziany.

Czy w kosztorysie można zawrzeć audyt i poprawki tylko jednej strony internetowej czy więcej stron? (W przypadku gdy instytucja ma więcej niż jedną stronę)

Jeśli miałoby to dotyczyć strony głównej i BIP – to tak. Jeśli różnych mutacji strony głównej – to nie.

Czy w kosztorysie można ująć audyt głównego budynku oraz filii?

Tak.

---

Inwestycje

Zwiększenie dostępności wymaga u nas robót budowlanych (projekt budowlany, kierownik robót, zgłoszenia itd.). Czy będą to koszty kwalifikowalne w projekcie?

(inna IK) Czy w kwotę remontu wliczamy również koszt projektu, wynagrodzenia kierownika budowy, osoby od przetargu, czy tylko prace budowlane i zakup materiałów, które ostatecznie dotyczą np. budowy windy?

(inna IK) Czy koszty związane z realizacją inwestycji w postaci wymiany drzwi wejściowych, takie jak: przygotowanie dokumentacji przetargowej, projektu budowlanego, wynagrodzenie dla kierownika robót budowlanych, niezbędne zgłoszenia są kosztem kwalifikowanym? - nie do końca rozumiem, czy punkt 12 załącznika nr 03 zawiera w sobie te pozycje, czy nie? Czy w tym przypadku cross-financingiem będzie objęty tylko faktyczny koszt zakupu nowych drzwi i ich posadowienia w elewacji budynku, czy również wszystkie koszty występujące około tego, jak koszt przetargu, koszt kierownika robót, koszt projektu budowlanego itd.?

Projekt budowlany, wynagrodzenie kierownika robót są kosztami kwalifikowalnymi i nie wchodzą do limitu CF.

„Osoby od przetargu”, przygotowanie dokumentacji przetargowej nie są kosztami kwalifikowalnymi, ponieważ stanowią zadań natury administracyjnej.

W ramach projektu planujemy adaptację istniejącej toalety na toaletę dla osób z niepełnosprawnościami, co będzie wymagało zezwolenia na budowę (naruszenie konstrukcji budynku). Zezwolenie to będzie wymagane na etapie realizacji projektu, a nie składania wniosku?

Zezwolenie będzie wymagane na etapie realizacji. Wnioskodawca musi jednak mieć świadomość, że uzyskiwanie zezwoleń na ogół stanowi proces długotrwały i może okazać się, że w takim przypadku zabraknie czasu na zrealizowanie inwestycji.

Czy obiekt, którego remont zaplanujemy we wniosku musi być własnością wnioskodawcy? Czy wystarczy umowa użyczenia/najmu?

We wniosku deklarujecie Państwo trwałość rezultatów, więc muszą być Państwo pewni, że w okresie trwałości projektu będziecie mogli Państwo dysponować tym obiektem. A w związku z tym warto sprawdzić, że w umowie najmu/dzierżawy IK ma stosowne zabezpieczenie. Chodzi o takie zapisy w umowie najmu/dzierżawy, które gwarantują brak możliwości wypowiedzenia umowy w okresie trwałości przedsięwzięcia grantowego. Należy pamiętać, ze wypowiedzenie umowy przed upływem okresu trwałości będzie stanowić naruszenie zasady trwałości przedsięwzięcia i skutkować koniecznością zwrotu przez Grantobiorcę całości lub części grantu w wysokości proporcjonalnej do okresu niezachowania trwałości przedsięwzięcia.

Zakup i montaż podnośnika: czy podpisanie umowy z wykonawcą w 01.2025 i rozliczenie w 05.2025 jest z perspektywy grantu dopuszczalne, czy podpisanie umowy powinno nastąpić w okresie kwalifikowalności?

Początek okresu kwalifikowalności wydatków określony na 1.04.2025 r. oznacza, że od tej daty można ponosić wydatki. Podpisanie umowy z wykonawcą może więc mieć miejsce wcześniej, jednak wnioskodawca zawierać ją będzie na własne ryzyko, bowiem nie ma pewności, że  grant otrzyma.

Wydatek będzie kwalifikowalny pod warunkiem, że:

- zostanie zaakceptowany w procesie oceny zgłoszeń, do zaakceptowanej wysokości,

- wykonawca będzie wyłoniony zgodnie z zasadami opisanymi w Regulaminie.

---

Cross- financing

Czy Cross financing to:

- Transmiter

Nie CF

- Zakup i montaż podnośnika będącego alternatywnym dostępem na scenę w sali widowiskowo - kinowej (koszt. ok 50 - 60 tys.), czy to jednak zakup środka trwałego, czyli poz. 11 z kosztów kwalifikowanych a nie 12?

CF

- Modernizacja podświetlenia schodów - wymiana oznakowania ledowego na bardziej czytelne

CF

- Adaptacja przestrzeni dla osób z ograniczeniami mobilności (poruszających się na wózkach) na sali widowiskowo-kinowej

CF

- Adaptacja stanowiska obsługi klienta w sekretariacie na dostępne (niższy blat obsługowy) wraz z renowacją podłogi w strefie obsługi klienta, czy np. tutaj może być pozycja 11, czyli zakup dostosowanego blatu (biurka) jako środka trwałego.

Renowacja podłogi  (możliwa pod warunkiem, że wiąże się ze zwiększeniem dostępności – CF

Zakup biurka/blatu – nie CF

- Zakup i montaż systemów przyzywowych do toalet

CF

- Zakup i montaż czujników włączających światło do toalet

CF

- Udźwiękowienie windy (trzeba w niej zamontować taki specjalny moduł)

CF

- Oznaczenie kontrastowe szyb poprzez ich wyklejenie

To nie CF

Czy prace związane z wydzieleniem i właściwym oznaczeniem miejsc parkingowych są liczone jako cross finansing?

Tak, to jest CF, przy czym IK musi być właścicielem gruntu lub mieć długoletnią umowę najmu/dzierżawy (jak w przypadku budynku)

Czy montaż totupointów i na budynku jest wydatkiem cross-finansing?

Tak, to jest CF

Zakup i montaż oświetlenia w pomieszczeniach biurowych, wystawienniczych, salach edukacyjnych, toaletach i holach budynku jako koszt nr 11 z załącznika, czyli doposażenie instytucji kultury w środki trwałe w zakresie związanym z dostępnością i likwidacją barier – również w zakresie wyposażenia miejsc pracy - czy będzie kwalifikowany? koszt ok. 100 tys. złotych. Autodiagnoza wykazała słabą jakość oświetlenia w budynku (migoczące jarzeniówki), ale czy ten koszt wpisuje się w ten projekt?

Wydatek kwalifikowalny, ale w poz. 12 – jest to wydatek inwestycyjny.

Czy zakup i montaż pętli indukcyjnej na sali widowiskowo-kinowej to CF  (poz. 12 z załącznika kosztów), a zakup pętli przenośnej (poz 11) to środek trwały?

Tak

Mamy problem z zakwalifikowaniem niektórych wydatków jako cross-financing, ponieważ w poprzednim projekcie z KBB np. nowo powstała przestrzeń wyciszenia, zaadaptowana z korytarza nie była cross financingiem

Zasady finansowania w ramach FERS są inne niż w ramach PO WER. Prosimy o konkretne pytania.

Uwaga ogólna: środki trwałe nie stanowią CF o ile ich zakup jest niezbędny do osiągnięcia celu przedsięwzięcia i zostanie rzetelnie uzasadniony.

Limit 45% na cross financing nie obejmuje środków trwałych pod warunkiem, że zostanie rzetelnie wykazane, iż są one niezbędne do osiągnięcia celów przedsięwzięcia. Miejsce na wykazanie powiązania planowanego zakupu środka trwałego z celami przedsięwzięcia jest w punkcie D.VIII.

---

Kwalifikowalność innych wydatków/interpretacja zapisów dot. wydatków innych niż wymienione wcześniej

Czy w kosztach wynagrodzeń osób bezpośrednio zaangażowanych merytorycznie w realizację przedsięwzięcia można uwzględnić dodatki do wynagrodzeń dla pracowników? Chodzi o pracowników instytucji, konkretnie o księgowość. Nie jest to pracownik merytoryczny względem działań dostępnościowych ale przy kwocie dotacji, która stanowi połowę naszego rocznego budżetu księgowa będzie miała dużo więcej pracy. Czy wynagrodzenie dla księgowej można uwzględnić w preliminarzu kosztów?

Niestety nie, takie koszty należą do kategorii kosztów administracyjnych, które nie mogą być finansowane w ramach przedsięwzięć.

Czy wynagrodzenie specjalisty ds przetargów za przygotowanie dokumentacji przetargowej jest kosztem kwalifikowalnym?

Nie, takie koszty należą do kategorii kosztów administracyjnych, które nie mogą być finansowane w ramach przedsięwzięć.

Czy w ramach środków grantowych można złożyć wniosek na opracowanie materiałów szkoleniowych z zakresu dostępności dla pracowników instytucji?

Nie, szkolenia pracowników miały miejsce w I etapie przedsięwzięcia szkoleniowo-grantowego.

Czy koszt przygotowania tablicy informacyjnej jest kwalifikowalny? Czy musi ona znajdować się na zewnątrz, czy może być w środku budynku?

Koszt przygotowania i wykonania tablicy informacyjnej dotyczącej realizacji przedsięwzięcia grantowego ze środków europejskich nie jest kwalifikowalny w ramach grantu. Zasady dotyczące informacji i promocji przedsięwzięć grantowych, w tym zasady umieszczania tablic informacyjnych są zawarte w załączniku nr 10 do Regulaminu wyboru i realizacji przedsięwzięć grantowych.

Czy kosztem kwalifikowalnym będzie wynagrodzenie osoby niewidomej w zakresie skonsultowania jakości wykonania i czytelności pomocy dotykowych przygotowanych do eksponatów wystawowych? Czy słusznie rozumiem, że taki wydatek mieści się w punkcie 6 katalogu kosztów kwalifikowanych?

Tak; może być pkt. 6

Jeśli w ramach kosztu „usługi związane z przygotowaniem dostosowaniem materiałów wizualnych np. wykonanie napisów, audiodeskrypcji” zaplanujemy usługę nagrania, montażu i tłumaczenia na PJM ok. 10 minutowego filmu, do którego kto inny będzie robił montaż, a kto inny robił tłumaczenie PJM – to czy powinny być dwie oddzielne pozycje w budżecie?

Może to być jedna pozycja, ale w opisie konieczne jest wyszczególnienie, co składa się na dany koszt.

Należy pamiętać o zasadach wyłaniania wykonawców zadań (zasada konkurencyjności, PZP, inne).

Czy koszty aktualizacji Instrukcji Bezpieczeństwa Przeciwpożarowego z uwzględnieniem ewakuacji osób ze szczególnymi potrzebami są kwalifikowane? A jeśli nie to, czy możemy zostawić taką pozycję w ramach tych 10 % budżetu na koszty niekwalifikowane? A kwalifikowany będzie tylko zakup sprzętu do ewakuacji OzN?

Opracowanie czy aktualizacja Instrukcji Bezpieczeństwa – wydatek niekwalifikowalny. Zakup sprzętu do ewakuacji kwalifikowalny.

Nie ma możliwości ujęcia w budżecie jakichkolwiek kosztów niekwalifikowalnych! Wspomniane 10% odnosi się do granicy, w której zgłoszenie może zostać odrzucone (jeśli na etapie aplikowania w budżecie takie koszty przekroczą 10% planowanej kwoty) lub skierowane do poprawy (jeśli będzie to mniej niż 10% - ale wówczas konieczne będzie zamiana ich na koszty kwalifikowalne lub rezygnacja).

Czy jest limit materiałów do których można zrobić napisy i audiodeskrypcję, czy można ująć wszystkie od września 2020 roku?

Nie jest istotny rok wytworzenia danego materiału, a jego aktualność. Jeśli więc np. na stronie www są zamieszczone materiały, do których dotychczas nie sporządzono audiodekrypcji, a są nadal aktualne – to takie koszty można ująć.

Proszę o doprecyzowanie słowa "aktualne", ponieważ nie do końca rozumiem przesłanie. Nasze materiały zamieszczamy na YouTube

Przez aktualne rozumiemy takie materiały, które pokazują ofertę IK (przeszłą, teraźniejszą lub przyszłą) i jest prawdopodobne, że użytkownicy strony IK nadal do nich zaglądają. Na pewno do "aktualnych" nie zaliczymy materiałów będących zaproszeniem na jakieś wydarzenie, zapowiedzią wydarzenia czy informację typu "odbyło się wydarzenie". Natomiast zaliczymy do nich przykładowo: materiały o tworzeniu torby, o pielęgnacji róż, relację z konkursu Piosenek Mistrza Jeremiego, stand up Jerzego Kryszaka. Decyzję o tym, który materiał warto opatrzeć napisami czy audiodeskrypcją trzeba podejmować rozważnie, indywidualnie w stosunku do każdego materiału. Dodatkowo konieczne będzie przemyślenie, w jaki sposób zamieścić na YT te materiały, by zainteresowani mogli je zobaczyć (bo sami z siebie zapewne nie będą nagle zaglądać do materiałów sprzed 4 lat z nadzieją, że nagle stały się dla nich dostępne; nie będzie też rozsądne pozostawienie tych dostępnych pomiędzy niedostępnymi).

---

Realizacja przedsięwzięcia – kwestie finansowe

Wymagany sposób ewidencji księgowej – czy ma być założone osobne konto bankowe na dotację?

Grantobiorca jest zobowiązany do założenia osobnego konta bankowego na środki grantu i z niego finansować wszystkie wydatki. Grantobiorca jest także zobowiązany do prowadzenia osobnej ewidencji księgowej.

Czy może być stosowana podzielona płatność?

Tak. Trzeba jedynie pamiętać o obowiązku dokumentowania wydatków z obu części (zachować i opisać oba potwierdzenia przelewu).

Czy jeśli etap grantowy zacznie się np. w kwietniu, to czy w strategii krótkoterminowej można wpisywać rzeczy do pierwszego półrocza 2026 r?

Kwalifikowalność wydatków w ramach Zadania została ustalona na okres od 1 kwietnia 2025 do 31 marca 2026. Trzeba pamiętać, że strategia nie musi (a nawet nie powinna) ograniczać się wyłącznie do środków z grantu.

Co w przypadku, jeżeli na realizację zakupu towaru zaplanuje się określoną kwotę, a na etapie realizacji (np. po przeprowadzeniu przetargu) okaże się, że kwota jest wyższa? Czy będzie szansa korekty?

Tak. Bez konieczności akceptacji NCK grantobiorca może dokonywać:

• przesunięć wydatków pomiędzy poszczególnymi pozycjami w preliminarzu kosztów do 15% wartości każdej pozycji kosztorysowej;

• przesunięć wydatków pomiędzy poszczególnymi pozycjami w preliminarzu kosztów w stosunku do każdej pozycji kosztorysowej, zmniejszającej wartość pozycji kosztorysowej.

Pisemnego aneksu do umowy (czyli zgody NCK) wymagają

• przesunięcia wydatków pomiędzy poszczególnymi pozycjami w preliminarzu kosztów, płatnymi w ramach grantu powyżej 15% w stosunku do każdej pozycji kosztorysowej, zwiększające wartość pozycji kosztorysowej.

Co w przypadku, jeśli nie uda się wykorzystać pełnej kwoty przyznanego grantu, np. zostaną zrealizowane wszystkie założone przedsięwzięcia, ale ich koszt okaże się niższy niż zakładano?

Niewykorzystane środki należy zwrócić do NCK. Warto jednak pamiętać o opisanych w poprzedniej odpowiedzi możliwości przesunięć wydatków pomiędzy poszczególnymi pozycjami w preliminarzu kosztów.

---

Wskaźniki

W jaki sposób należy dokumentować wskaźniki?

Wskaźniki realizacji przedsięwzięć grantowych obejmują:

1. liczbę zrealizowanych przedsięwzięć kulturalnych włączających w sposób partycypacyjny osoby ze szczególnymi potrzebami, zwłaszcza osoby z niepełnosprawnością oraz osoby starsze (powyżej 60 r.ż.)

2. liczbę odbiorców tych działań – osób z niepełnosprawnością lub starszych. 

Dokumentowanie obu wskaźników w pewnym stopniu zależy od charakteru IK i zorganizowanego przedsięwzięcia. Liczbę przedsięwzięć proponujemy dokumentować poprzez zgromadzenia wszelkich danych wskazujących na ich przeprowadzenie: zaproszenia, plakaty, zrzuty ekranu z informacji internetowych i mailingu, dokumentacja fotograficzna lub filmowa.

Liczba uczestników – w przypadku, gdy charakter wydarzenia pozwala (wymaga) na tworzenie list obecności będą to listy obecności (musi z nich jasno wynikać, jakiego wydarzenia dotyczą). W przypadku wydarzeń, na których nie prowadzi się list obecności mogą to być raporty kasowe, może to być dokumentacja fotograficzna, ale mogą to też być oszacowania przeprowadzone np. przez pracowników obsługi widowni.

Należy pamiętać, by każdy wytworzony dokument (zaproszenie, plakat, lista obecności itd.) był oznakowany zgodnie z zasadami promocji. Jeśli chodzi o dokumentację fotograficzną należy zadbać o to, by nie obejmowała czytelnego wizerunku poszczególnych uczestników lub – o zebranie zgód na użycie wizerunku.

---

Rozliczanie przedsięwzięcia

Czy koszty pozyskane w ramach grantu trzeba będzie rozliczyć do końca roku kalendarzowego czy przez 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji przedsięwzięcia grantowego?

Grant należy rozliczyć w terminie 14 dni kalendarzowych od daty zakończenia realizacji przedsięwzięcia grantowego. Data końcowa kwalifikowalności wydatków jest określona na dzień 31 marca 2026.

Są także przewidziane rozliczenia kwartalne.

Szczegóły zawarte są w par. 12 Regulaminu naboru.

Kiedy zostaną wyłonione instytucje?

Instytucje zostaną wyłonione w ciągu ok. dwóch tygodni od zakończenia naboru w SOP. Wyniki naboru pojawią się na przełomie lutego i marca 2025 r. na stronie nck.pl.

Kiedy zostaną podpisane porozumienia?

Porozumienia zostaną podpisane do końca marca 2025 r.

Kiedy rozpoczną się szkolenia?

Pierwsze w harmonogramie jest szkolenie wprowadzające, planowane na kwiecień 2025 r.

Czy na etapie naboru trzeba podać konkretne nazwiska pracowników, którzy wezmą udział w szkoleniach?

Nie, formularz zgłoszeniowy uczestników będzie trzeba wypełnić dopiero na dalszych etapach realizacji. Szczegółowe instrukcje znajdują się w Regulaminie i dotyczą instytucji, które zostaną zakwalifikowane do udziału w Zadaniu 2.

Czy w ramach Zadania 2 jest możliwość sfinansowania dostosowania miejsca pracy dla osób z niepełnosprawnościami?

Zadanie 2 nie obejmuje wsparcia finansowego. Zapewniamy wsparcie szkoleniowo-doradcze, którego celem jest wzmocnienie kompetencyjne instytucji kultury tak, aby potrafiły włączać OzN w swoje działania jako pracowników, współpracowników czy wolontariuszy - w kontekście realizowanych procedur, rozwiązań organizacyjnych, sposobu komunikacji.

Czy udział w Zadaniu 2 wyklucza z dostępu do środków z PFRON?

Nie, udział w Zadaniu 2 nie wyklucza z dostępu do środków PFRON.

Kiedy poznamy listę zakwalifikowanych i od kiedy wystartujemy z projektem?

Listę zakwalifikowanych uczestników planujemy opublikować na początku grudnia 2024 roku, a początek Laboratorium Dostępności - spotkania organizacyjne online dla poszczególnych edycji regionalnych, odbędą w lutym 2025 roku.

Czy z jednej instytucji mogą aplikować dwie osoby?

Tak, z jednej instytucji lub organizacji może aplikować dowolna liczba osób. Prosimy o przemyślenie, czy z punktu widzenia instytucji lub organizacji jest to zasadne.

Ile będzie zjazdów stacjonarnych w trakcie projektu?

Przewidujemy trzy szkolenia stacjonarne: dwa trzydniowe i jedno dwudniowe.

Czy przed złożeniem aplikacji będziemy znać terminy szkoleń i spotkań?

Nie. Szczegółowy program szkoleń prześlemy zakwalifikowanym uczestnikom.

Czy będzie dofinansowanie na organizację Zadania indywidualnego?

Nie. Zadanie indywidualne będzie realizowane przez Uczestników w formie pisemnej, opisowej.

Czy szkolenia stacjonarne będą odbywały się w tygodniu czy obejmują również weekendy?

Szkolenia stacjonarne będą odbywały się w dni powszednie.

W części wniosku mamy na pytania odpowiedzieć wybierając 3, nie więcej, spośród wskazanych odpowiedzi. Czy wybranie 3 opcji jest obowiązkowe? Czy nie będzie miało wymiaru negatywnego zaznaczenie jednej lub dwóch odpowiedzi?

Prosimy o wybór dokładnie trzech odpowiedzi, ponieważ każda z nich jest punktowana. Zaznaczenie mniejszej liczby odpowiedzi może skutkować niższą liczbą punktów niż wybór trzech.

Czy harmonogram poznaje się przed podpisaniem porozumienia czy po?

Szczegółowy harmonogram z dziennymi datami szkoleń przestawimy po podpisaniu porozumień, ale już w tej chwili znamy wiele szczegółów. Szkolenia będą realizowane w dni powszednie. Na miesiące wakacyjne nie są zaplanowane żadne szkolenia, a jedynie tutoring, którego daty Uczestnicy będą indywidualnie umawiali z Trenerem – Tutorem. 

Poniżej przedstawiamy ramowy plan Laboratorium Dostępności według którego realizowane będą szkolenia we wszystkich edycjach regionalnych. 

Pierwszy kwartał 2025 roku: 

• spotkanie organizacyjne online zorganizowane przez NCK dla Uczestników (1,5h), 
• szkolenie e-learningowe Rola Koordynatora Dostępności w instytucji - przygotowanie do Laboratorium Dostępności (10h), 
• webinarium Model dostępnej kultury – kluczowe założenia, odtworzenie nagranego webinarium (1,5h), 
• pierwsze szkolenie stacjonarne (14,5h rozłożone na 3 dni),
• tutoring – konsultacje indywidualne i grupowe (10h do zrealizowania w ciągu 8 miesięcy od marca do października 2025r.). 

Drugi i trzeci kwartał 2025 roku: 

• webinarium Rozwiązania wspierające dostępność (3h), 
• webinarium Język dostępności (1,5h), 
• drugie szkolenie stacjonarne (14,5h rozłożone na 3 dni), 
• szkolenie online Zarządzanie dostępnością w instytucji kultury (4h), 
• szkolenie online Dostępność cyfrowa i komunikacyjno – informacyjna (4h). 

Czwarty kwartał 2025 roku: 

• trzecie szkolenie stacjonarne (12h rozłożone na 2 dni). 

Czy jeśli jestem wolontariuszką w muzeum i bardzo chciałabym pracować w tej dziedzinie w przyszłości to jest jakaś szansa na dostanie się do projektu?

Laboratorium Dostępności skierowane jest do pracowników i współpracowników instytucji kultury (IK) lub organizacji pozarządowych z obszaru kultury (NGO). Zgodnie z Regulaminem Zadania, współpracownik to osoba, która jest aktualnie zatrudniona lub była w ostatnich 12 miesiącach zatrudniona przez IK lub NGO na podstawie umowy cywilnoprawnej. Wolontariusze, a więc osoby współpracujące na podstawie porozumienia o wolontariacie, a nie umowy cywilno-prawnej, nie mogą zostać zakwalifikowani do udziału w szkoleniach.

Czy instytucja ponosi koszty przejazdu i noclegu na szkolenia stacjonarne?

Koszt przejazdów, noclegów i wyżywienia ponosi uczestnik. W przypadku oddelegowania pracownika do udziału w Laboratorium Dostępności przez instytucję lub organizację, wyżej wymienione koszty może pokryć pracodawca. Wymaga to indywidualnych ustaleń pomiędzy stronami.

Ile jest miejsc w projekcie? 

W Zadaniu 3.2 – Laboratorium Dostępności wezmą udział 93 osoby – po 31 osób w każdej z trzech edycji regionalnych.

Jeśli ktoś zakwalifikuje się do Projektu i zostanie przydzielony do wybranej edycji regionalnej, a terminy szkoleń stacjonarnych, nie będą mu odpowiadały ze względu na zobowiązania w pracy to, czy będzie możliwość uczestnictwa w szkoleniu stacjonarnym w innym mieście?

Niestety nie będzie takiej możliwości.

Co zawiera oświadczenie Instytucji Kultury (Pracodawcy)?

Oświadczenie zawiera deklarację, że osoba wnioskująca o udział w Laboratorium Dostępności jest pracownikiem lub współpracownikiem konkretnej instytucji lub organizacji. Wzór Oświadczenia jest załącznikiem do Regulaminu i jest dostępny na stronie NCK.

Czy w przypadku rezygnacji w trakcie udziału w czasie trwania projektu ponosi się jakieś koszty z tytułu zerwania umowy?

Tak, w wysokości wymienionej w regulaminie.

Czy każda instytucja musi wziąć udział we wszystkich szkoleniach?

Nie, w ramach Zadania 3.3. każda instytucja decyduje, które szkolenia są dla niej interesujące. Przed każdym ze szkoleń będziemy uruchamiać osobną rejestrację.

Czy można uczestniczyć w Zadaniu 1 i Zadaniu 3.3. jednocześnie?

Tak, regulamin tego nie wyklucza, ale proszę się zastanowić, czy rzeczywiście Państwa instytucja tego potrzebuje.

Ile osób z instytucji może uczestniczyć w szkoleniach?

Zgodnie z regulaminem, instytucja wyznacza minimum 4, maksimum 8 pracowników, współpracowników lub wolontariuszy do udziału w szkoleniach.

CZAS REALIZACJI 

Jaki jest czas trwania Zadania 3.3. Pakiet szkoleń?  

Zadanie 3.3. Pakiet szkoleń realizowany będzie od kwietnia 2024 do września 2026.  

UCZESTNICY 

Jakie działania należy podjąć w przypadku, gdy oddelegowani pracownicy/współpracownicy/wolontariusz IK/NGO nie zostaną zakwalifikowani do udziału w wybranych szkoleniach? 

W przypadku, gdy pracownicy/współpracownicy/wolontariusze nie zostaną zakwalifikowani do wybranych szkoleń z powodu ograniczonej liczby miejsc IK/NGO powinna zgłosić pracowników do pozostałych szkoleń online i stacjonarnych. W Zadaniu 3.3. dostępne są jeszcze formy wsparciach tj. szkolenia e-learningowe i webinaria, gdzie przyjmujemy większą liczbę uczestników.  

Czy liczba uczestników delegowanych przez IK/NGO na Szkolenia powinna być zgodna z liczbą wskazaną we wniosku czy porozumieniu?  

Liczba uczestników powinna być zgodna z podaną liczbą oddelegowanych pracowników/współpracowników/wolontariuszy podanych we wniosku.  

Czy jeden pracownik może uczestniczyć tylko w jednym szkoleniu w ramach pakietu szkoleń?  

Każdy oddelegowany pracownik, współpracownik lub wolontariusz powinien wziąć udział w minimum jednym do wyboru szkoleniu: on-line, stacjonarnym, e-learningowym lub webinarium.  

Czy jeśli deklarowano 6 osób, to wszystkie mogą uczestniczyć we wszystkich szkoleniach? 

Deklarowana liczba osób (np. 6) oznacza maksymalną liczbę uczestników z IK/NGO w całym Zadaniu, ale nie gwarantuje uczestnictwa wszystkich w każdym szkoleniu. 

Czy każdy, kto wyśle formularz zgłoszeniowy, dostanie się na szkolenie? 

Nie, samo przesłanie formularza zgłoszeniowego nie gwarantuje zakwalifikowania się na szkolenie. O przyjęciu decydują kryteria rekrutacji oraz liczba dostępnych miejsc.  

SZKOLENIA / WIZYTY STUDYJNE

Czy IK/NGO musi zgłaszać się na każde szkolenie w ramach projektu? 

Nie, IK/NGO nie jest zobowiązana do zgłaszania się na każde szkolenie. Zgłoszenia powinny być związane z zakresem, który IK/NGO chce pogłębić poprzez uczestnictwo w wybranych szkoleniach oddelegowanych pracowników/współpracowników/wolontariuszy. Ważne jest jednak, aby instytucja zrealizowała zobowiązania wynikające z wniosku i porozumienia. 

Czy brak zgłoszeń na szkolenie, którego tematyka nie pokrywa się z zakresem działań IK/NGO, jest zgodny z regulaminem? 

Tak, IK/NGO nie musi zgłaszać uczestników na szkolenia, które nie są związane z jej działalnością. Na przykład, biblioteka może pominąć szkolenie dotyczące dostępności muzeów.  

Jak będą wyglądały szkolenia stacjonarne i gdzie są planowane? 

Szkolenie stacjonarne wzbogacone będą o elementy wizyty studyjnej. Szkolenia odbędą się w instytucjach kultury (na terenie całej Polski) tj. Warszawa, Poznań. Lublin, Wrocław, Kraków, Gdańsk, Gdynia, Toruń, Bydgoszcz, Katowice, Łódź.  

W ilu szkoleniach stacjonarnych z elementami wizyty studyjnej musi uczestniczyć IK/NGO? 

IK/NGO nie ma obowiązku uczestniczenia w konkretnej liczbie szkoleń stacjonarnych w których IK/NGO musi uczestniczyć. Decyzja o uczestnictwie powinna być uzależniona od tematyki szkoleń oraz potrzebami IK/NGO.  

UDZIAŁ

Czy można zgłosić inną osobę z IK/NGO, jeśli uczestnik szkolenia nie może wziąć udziału z powodu sytuacji losowej (np. choroba, złamanie nogi, pogrzeb)?  

Tak, w przypadku wystąpienia sytuacji losowej możliwe jest zgłoszenie innej osoby z IK/NGO jako zastępstwa. Kluczowe jest, aby zastępstwo zostało zgłoszone w możliwie najszybszym terminie. O zmianie uczestnika należy poinformować koordynatora szkolenia ze strony NCK niezwłocznie po zaistnieniu sytuacji. Należy przekazać dane nowego uczestnika zgodnie z zapisami w regulaminie, tj. wypełniając formularz zgłoszeniowy i kontaktując się bezpośrednio z koordynatorem ze strony NCK.  

Co zrobić, jeśli uczestnik nie może wziąć udziału w szkoleniu z powodu przyczyn technicznych (np. brak prądu, brak dostępu do Internetu)? 

NCK nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości korzystania z części lub całości zasobów Platformy, jeśli niemożność ta spowodowana jest brakami technicznymi po stronie uczestnika szkolenia, w szczególności z powodu słabego łącza internetowego, niewłaściwej konfiguracji przeglądarki internetowej czy niedostatecznej wydajności sprzętu. Uczestnik szkolenia, który na skutek usterek po stronie Platformy nie ma możliwości korzystania z niej, w miarę możliwości zgłasza ten fakt Koordynatorowi i pomocy technicznej Platformy za pośrednictwem poczty e-mail. Koordynator szkolenia bądź pomoc techniczna Platformy podejmuje wszelkie kroki, celem przywrócenia sprawnego funkcjonowania Platformy. 

Co zrobić, jeśli sytuacja nagła (np. choroba dzień przed wyjazdem na szkolenie) uniemożliwi udział uczestnika? Do kogo zgłosić zmianę uczestnika lub brak obecności na szkoleniu? Czy instytucja ponosi wtedy jakieś koszty? 

W przypadku nagłych sytuacji, takich jak choroba uczestnika, należy natychmiast skontaktować się z koordynatorem ze strony NCK i zgłosić zmianę uczestnika lub brak obecności. Informację należy przekazać mailowo koordynatorowi ze strony NCK. W przypadku braku zgłoszenia zastępstwa na Szkolenie IK/NGO poniesie zryczałtowane koszty udziału uczestnika w szkoleniu.