Od czego zacząć?

• kogo szukamy?
• do jakich zadań potrzebni nam są wolontariusze?

Jakie warunki musi spełnić organizacja, aby zaangażować wolontariuszy?

•  wybór koordynatora pracy wolontariuszy;
• określenie zakresu pracy dla wolontariuszy;
• przygotowanie personelu do współpracy z wolontariuszami;
• monitoring działań wolontariuszy;
• formy wsparcia ochotników (klub wolontariusza, nagradzanie, grupa wsparcia);
• zwiększanie odpowiedzialności wolontariuszy - awans.
   

Od czego zacząć?

Przede wszystkim należy odpowiedzieć sobie na pytanie kogo szukamy? No i zaczyna się…: osoby otwartej, odpowiedzialnej, z takimi i takimi umiejętnościami itd. Lista życzeń zaczyna być długa, a oczekiwania stają się ogromne, ów wolontariusz jawi się jako osoba wręcz idealna. Takie myślenie poważnie ogranicza współpracę z wolontariuszem, choć oczywiście część tych cech będzie u nich występować. Ale warto pamiętać, że najważniejsze z nich to: odpowiedzialność, dobrowolność i bezpłatność.

W wolontariuszach tkwi ogromny potencjał. Niezależnie od tego jak duże doświadczenie mają pracownicy danej organizacji czy instytucji, to są to raczej osoby z dość określonym i ukierunkowanym zasobem wiedzy i wykształceniem. To właśnie wolontariusze mogą wzbogacić zespół o nowe doświadczenia, spojrzeć na zagadnienie z innej perspektywy. Nie należy o tym zapominać.

Żeby mieć grupę efektywnie pracujących wolontariuszy trzeba w tym celu zidentyfikować zarówno potrzeby wolontariuszy, a także instytucji, która jest zainteresowana ich pozyskaniem.
Ludzie pracując zawodowo często nie spełniają się, nie realizują swoich planów, aspiracji, marzeń. Bycie wolontariuszem daje taką możliwość,  bowiem często stanowi odskocznię od codziennych obowiązków. Wolontariusz, podejmując współpracę chce czuć się częścią zespołu, mieć wpływ na życie placówki, dlatego zawsze należy starać się wsłuchać w oczekiwania wolontaiuszy. Świadomość, że ma się wpływ na działalność jest dodatkowym czynnikiem motywującym.

Powinno się o tym pomyśleć zastanawiając się nad potrzebami organizacji i przede wszystkim unikać ogromnych wizji z dziesiątkami wspierających osób, warto skupić się na jednej, bądź kilku osobach. Inaczej zaistnieje ryzyko „przypadkowości” wyboru. Należy też taką analizę robić ze współpracownikami, których praca będzie powiązana z obowiązkami przyszłego wolontariusza. Warto ich zapytać jakie mają potrzeby, propozycje, bądź pomysły w tej materii. Inaczej analiza może być nietrafna i istnieje ryzyko, że wolontariusz będzie odrzucony jako niepełnoprawny członek zespołu.

Precyzyjne określenie: kto jest potrzebny? pozwoli zdobyć wiedzę o oczekiwaniach wobec danej osoby. Jeżeli to już wiadomo, następnie pora na określenie co wolontariusz będzie robił i za co odpowiadał?

Częstym błędem popełnianym przez osoby przyjmujące wolontariuszy jest świadomość, że wystarczą chęci wolontariusza by go przyjąć – otóż to jest zdecydowanie za mało. Pojawia się wówczas niebezpieczeństwo, iż zjawi się osoba, która nie będzie posiadała predyspozycji do oferowanych zadań, a od tego momentu już tylko krok do stwierdzenia, że ów wolontariusz okaże się niewypałem. Nawet najzdolniejsza osoba traci swój potencjał, jeżeli nie jest odpowiednio zagospodarowana.

Jakie warunki musi spełnić organizacja aby zaangażować wolontariusza?

Przede wszystkim należy wybrać koordynatora pracy wolontariusza. Taka osoba powinna dobrowolnie się na to zgodzić – inaczej będzie traktować swoją pracę jak „zło konieczne”. Dobrze byłoby, gdyby lubiła i chciała pracować z ludźmi, posiadała kompetencje do kierowania nimi i miała czas potrzebny do sprawowania tej funkcji.
Te czynniki są niezbędne, by współpraca wolontariusza z organizacją przebiegała bez komplikacji. Koordynator powinien być takim „łącznikiem" pomiędzy tymi dwoma stronami. Dobrze byłoby, gdyby taka osoba ukończyła odpowiedni kurs organizowany przez Centrum Wolontariatu. Celem takiego spotkania jest przedstawienie uczestnikom zajęć, idei wolontariatu oraz wzbogacenie ich wiedzy o umiejętność pracy z wolontariuszami.

Kolejnym krokiem powinno być określenie zakresu obowiązków wolontariusza, czyli co będzie wykonywał, oraz jak będzie to czynił. Trzeba też jasno określić ramy czasowe, w których będzie wykonywał swoje czynności. Wszyscy wiemy, że nic tak nie dezorganizuje pracy organizacji bądź instytucji, jak nieświadomość: kto, za co i kiedy odpowiada. Wolontariusz powinien dokładnie wiedzieć, jaki jest zakres jego kompetencji i mieć świadomość kompetencji innych, W ten sposób obejdzie się bez zbytniego chaosu i ewentualnych nieporozumień.

Należy również pamiętać o niezwykle istotnej rzeczy, jaką jest przygotowanie personelu do współpracy z wolontariuszami. By atmosfera wokół wolontariuszy była sprzyjająca, pracownicy etatowi powinni dowiedzieć się, na czym polega specyfika pracy wolontariusza, oraz jaka będzie jego rola. Pozwoli to uniknąć podejrzeń, poczucia zagrożenia i rywalizacji. Pozostała część zespołu powinna zrozumieć, że wolontariusz będzie po to, by wspomagać jego działania, a nie po to, by z nim rywalizować.

Warto też zadbać o to, by odpowiednio przygotować stanowisko pracy dla wolontariusza.
To podstawowy element potrzebny do tego, by należycie wywiązał się z powierzonych mu zadań. W miarę możliwości koordynator w porozumieniu z osobą kierującą placówką powinien tak ułożyć pracę zespołu, by zadbać o to, by miał on dostęp do kluczowych członków zespołu, niezbędnych materiałów i urządzeń biurowych.

Ważną częścią pracy wolontariusza w organizacji jest monitoring jego działań. To koordynator obok udzielanego wolontariuszowi wsparcia, powinien też monitorować jego działanie. Niezwykle istotny jest stały kontakt z wolontariuszem, Te kontakty obok funkcji sprawozdawczo-kontrolnych stwarzają atmosferę zaufania i otwartości. Wolontariusze będą wówczas czuć się u nas potrzebni. To wszystko zapobiegnie sytuacji, że nagle z niewiadomych przyczyn jakiś wolontariusz odejdzie z organizacji..

Takie spotkania są jednocześnie formą wsparcia ochotników, często w natłoku obowiązków zapominamy, jak ważne jest nagradzanie wolontariuszy. To pokazuje, że organizacja potrafi docenić ludzi jako swoją rzeczywistą wartość. O to, by wolontariusze byli nagradzani powinien dbać koordynator. Mogą to być drobne nagrody, często powinny natomiast padać zwyczajne słowa podziękowania. Tworzenie wokół niego milej atmosfery, czy pamiętanie imienia wolontariusza, to też jest dla niego nagroda.

Przynajmniej raz w roku powinny się odbyć spotkania podsumowujące prace wolontariuszy. W trakcie ich trwania spotykać się będą wolontariusze i cały personel. Przypomnienie w tym czasie misji placówki, celów, które wspólnie z wolontariuszami realizujemy, dostrzeżenie pojedynczego wolontariusza ma również niesamowity walor motywujący.

Poniżej kilka innych przykładów nagradzania wolontariuszy:

•  zwiększanie odpowiedzialności wolontariuszy – awans;
• dbanie o rozwój, zdobywanie nowych umiejętności;
• celebrowanie Dnia Wolontariusza (5 grudnia);
• umieszczenie jego nazwiska w raporcie organizacji;
• wysyłanie kartek okolicznościowych;
• nominowanie do ogólnopolskiego konkursu dla wolontariuszy „Barwy Wolontariatu”.

Na koniec jeszcze kilka słów o tej mniej przyjemnej części współpracy z wolontariuszem, jaką jest jej zakończenie.
Sytuacja jest kłopotliwa dla wielu osób, które musza podając taką decyzją i zakomunikować ją pracownikowi, a co dopiero, gdy mówimy o wolontariuszach, którzy swoją pracę wykonują dobrowolnie. Te dylematy są oczywiste i trudne. Wśród tych wszystkich cech, jakie są znamienne dla pracy wolontariusza warto w tym przypadku zwrócić uwagę na to, że wolontariusz nie pracuje przecież u nas bezinteresownie. Coś zyskuje, czy to nowe umiejętności, czy to niezbędną praktykę i doświadczenie.

Poza tym, jeżeli on ma prawo powiedzieć „dziękuję – do widzenia” to również takie prawo przysługuje organizacji. Takie postawienie sprawy umożliwia kształtowanie partnerskich relacji, bez uprzywilejowania ani wolontariusza, ani placówki.
To bardzo ważne, gdy nadejdzie moment, kiedy któraś ze stron musi podziękować za współpracę.

autor: Dariusz Pietrowski