Akty prawne regulujące pracę wolontariuszy:

• ustawa o wolontariacie

Ubezpieczenie wolontariuszy:

• obowiązkowe ubezpieczenie NNW
• fakultatywne ubezpieczenie OC
• oferty towarzystw ubezpieczeniowych

Co zrobić w razie wypadku?

• jak przygotować dokumentację wypadku?
• kogo poinformować i gdzie wysłać dokumenty?

Umowa wolontariacka – porozumienie o świadczeniu usług:

• umowa zawarta na piśmie
• umowa ustna

Obowiązki placówki względem wolontariuszy:

• poinformowanie o bezpiecznych i higienicznych warunkach świadczeń
• zapewnienie środków ochrony osobistej
• pokrycie kosztów podróży służbowej

Jak księgować koszty pracy wolontariuszy?

• czy można zwrócić wolontariuszowi koszty które poniósł w trakcie pracy?

Akty prawne regulujące pracę wolontariuszy

Jakkolwiek praca wolontariuszy to bez wątpienia akt ich dobrej woli i chęć bezinteresownego służenia pomocą innym, nie można lekceważyć regulacji prawnych, które tę pomoc porządkują. Przepisy o polskim wolontariacie są w zgodnej opinii praktyków dobrze opracowane i odnoszą się do najistotniejszych zagadnień. Są czytelne i właściwie sformułowane. Podstawowym aktem w prawnym w tym zakresie jest: Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 29 maja 2003 r nr 96, poz. 873. Przepisy wprowadzające ustawę - Dz. U. z 29 maja 2003 r. nr 96 poz. 874.) z późniejszymi zmianami.

Dzięki ustawie uporządkowano podstawowe kwestie, które określają, kto i gdzie może być wolontariuszem, obowiązki względem wolontariusza oraz jego prawę. Spora część osób na co dzień współpracująca z wolontariuszami zadaje sobie pytanie: czy prawo regulujące działalność wolontariuszy jest potrzebne, czy nie zabije ono spontaniczności, swoistego romantyzmu w działaniach wolontariuszy? Praktycy wolontariatu mówią - nie.

Jakie zatem obowiązki „spadły” na wolontariuszy i jakich uprawnień nabyli oni po uchwaleniu ustawy?

• Ubezpieczenia wolontariuszy

Ustawa wskazuje na obowiązek zapewnienia ochotnikowi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz określa zasady, według których można (nie jest to obligatoryjne) opłacać składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Nowelizacja ustawy w roku 2010 dała również możliwość nieobowiązkowego ubezpieczania wolontariuszy od odpowiedzialności cywilnej. Szczerze polecamy to ubezpieczenie – dzięki niemu placówka będzie chroniona od odpowiedzialności finansowej w sytuacji, kiedy jej wolontariusz spowoduje szkodę (zniszczy mienie, pod jego opieką podopieczny dozna uszczerbku na zdrowiu itp.).

• Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW)

Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków wolontariuszy organizacja obowiązana jest pokrywać w sytuacji, kiedy umowa (porozumienie) z wolontariuszem zawarta została na czas krótszy niż 30 dni. W takim wypadku organizacja musi wykupić dla swoich wolontariuszy ubezpieczenie NNW w wybranej firmie ubezpieczeniowej.
Jeżeli zaś porozumienie z wolontariuszem zawarte jest na czas przekraczający 30 dni, to wolontariusz objęty zostaje ubezpieczeniem z tytułu nieszczęśliwych wypadków na mocy znowelizowanej „Ustawy o zaopatrzeniu z tytułu wypadków i chorób zawodowych nabytych w szczególnych okolicznościach”. Nowelizacja tej ustawy sprawiła, że ubezpieczenie w zakresie NNW w tej sytuacji gwarantuje państwo, a środki finansowe zabezpieczone są w budżecie państwa.

• Co robić razie wypadku?

W myśl zapisów ustawy, wolontariusz musi być objęty ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków bez względu na charakter i miejsce wykonywanych świadczeń.
Wolontariuszowi, który wykonuje świadczenia przez okres dłuższy niż 30 dni przysługuje zaopatrzenie z tytułu wypadku przy wykonywaniu świadczeń na podstawie art. 2 ust. 12 Ustawy z dnia 27 września 2002 r. o zaopatrzeniu z tytułu wypadków lub chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach. Oznacza to, że po 30 dniu współpracy z wolontariuszem „opiekę” nad nim w zakresie ochrony ubezpieczeniowej od nieszczęśliwych wypadków sprawuje państwo (za pośrednictwem ZUS).

Na jakiej zaś podstawie ZUS wie, że w sytuacji wypadku obowiązany jest do określonych świadczeń w stosunku do wolontariusza? Otóż w sytuacji, kiedy wolontariusz ulegnie wypadkowi, korzystający obowiązany jest: wypełnić kartę wypadkową, udać się do lekarza celem określenia zakresu uszkodzenia ciała wolontariusza i otrzymania zaświadczenia lekarskiego, przygotować kopię porozumienia o współpracy, które zawarte zostało z wolontariuszem. Po skompletowaniu tych dokumentów, należy je przesłać do właściwego dla siedziby swojej organizacji oddziału ZUS. Na tej podstawie rozpoczyna on procedurę odszkodowawczą. Procedura ta potwierdza to, że nie ma obowiązku wcześniejszego zgłaszania do ZUS faktu rozpoczęcia współpracy z wolontariuszem, a tym samym zgłaszania go do ubezpieczenia. Zgłoszenie to ma miejsce dopiero po wystąpieniu wypadku według zasad opisanych powyżej.
Bardzo ważnym elementem tej procedury jest, oczywiście po zaistniałym wypadku, wizyta u lekarza, który wyda stosowne zaświadczenie, że wolontariusz uległ wypadkowi i w jakim zakresie.

Taka jest procedura w sytuacji, kiedy współpraca z wolontariuszem trwa dłużej niż 30 dni i przysługuje mu z tego tytułu zaopatrzenie wypadkowe z budżetu państwa (w praktyce sprawę rozpatruje i wypłaca odszkodowanie ZUS).
W sytuacji, kiedy współpraca z ochotnikiem trwa krócej niż 30 dni, pamiętamy, że mamy obowiązek wykupić mu polisę ubezpieczenia NNW w wybranym towarzystwie ubezpieczeniowym. Procedury postępowania i ubiegania się o odszkodowanie w przypadku wypadku określają warunki zawarte w danej polisie.

• Ubezpieczenie zdrowotne

Ustawa stwarza możliwość opłacania wolontariuszowi składki ubezpieczenia zdrowotnego w ramach ubezpieczenia w Narodowym Funduszu Zdrowia. Jest to zapis, który ze względów finansowych budzi wiele obaw i sprawia, że organizacje pozarządowe i placówki publiczne poddają pod wątpliwość sens współpracy z wolontariuszami. Bardzo często korzystający, po pobieżnym przeczytaniu ustawy, gotowi są zrezygnować ze współpracy z ochotnikami w obawie przed obowiązkiem opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne wolontariusza. Nic bardziej mylnego. Ustawa daje taką możliwość, lecz nie obliguje do tego. Istotne jest ponadto to, że z takiej możliwości można skorzystać w stosunku do wolontariusza, który nie ma prawa do ubezpieczenia zdrowotnego z innego tytułu. Określają to szczegółowo przepisy wprowadzające ustawę, w tym przypadku znowelizowana ustawa o ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia. W praktyce większość osób podejmujących się wolontariatu ma takie składki odprowadzane lub zapewnione np. studenci, uczniowie, emeryci, osoby związane stosunkiem pracy, renciści.

• Ubezpieczenie OC – odpowiedzialności cywilnej

Nowela ustawy dokonana w roku 2010 wprowadziła możliwość wykupienia polisy OC w zakresie współpracy z wolontariuszami. Polisa OC chroni bowiem korzystającego przed roszczeniami osób lub placówek na rzecz których świadczył pomoc wolontariusz. Jeśli np. wolontariusz wyrządzi szkodę: zniszczy komputer, wybije szybę, pod jego opieką dziecko spadnie z huśtawki, organizacja korzystająca z jego pomocy jest chroniona polisą OC i wszelkie roszczenia finansowe kierowane są do towarzystwa ubezpieczeniowego, które tę polisę wystawiło.
Są jednak wyjątki, które nakazują wykupienie polisy OC w przypadku współpracy z wolontariuszami. Nie dotyczą one jednak placówek kultury.

• Jaka forma umowy z wolontariuszem?

Obowiązujące przepisy ustawy, wymagają od korzystających ze świadczeń wolontariusza, aby zawarli z nim porozumienie o współpracy w zakresie powierzonych mu zadań. W sytuacji, kiedy okres współpracy wolontariusza z placówką jest dłuższy niż 30 dni, porozumienie takie musimy sformułować i zawrzeć na piśmie. Jeżeli okres współpracy jest krótszy niż 30 dni i dotyczy np. organizacji festynu z okazji dnia dziecka, zbiórki żywności, zabawy choinkowej dla dzieci – porozumienie takie może mieć formę ustną. Warto również pamiętać, że jeżeli wolontariusz wyrazi życzenie, aby zawrzeć z nim porozumienie na piśmie, pomimo krótszego czasu pracy niż 30 dni, to mamy obowiązek, aby takie porozumienie z wolontariuszem podpisać.
Pamiętajmy – zawierając porozumienie z wolontariuszem nie podpisujemy z nim umowy o pracę.

Porozumienie o współpracy jest umową cywilną i określa sposób oraz warunki jego realizacji. Porozumienie powinno zawierać następujące elementy:

• zakres, sposób i czas wykonywania świadczeń,
• wskazanie możliwości rozwiązania porozumienia,
•  jeżeli jest to niezbędne (wynika z innych przepisów lub specyfiki świadczeń), określenie konieczności wykonywania świadczeń osobiście.

Szczególny charakter każdej organizacji i placówki korzystającej z pomocy ochotników wymagać będzie dostosowania treści porozumienia do tych właśnie specyficznych warunków.

Obowiązki placówki względem wolontariuszy

Przygotowanie wolontariusza do pracy - Informowanie o bezpiecznych i higienicznych warunkach wykonywania świadczeń

Sporo nieporozumień wywołuje zapis ustawy, w którym określony jest obowiązek korzystającego, który musi poinformować wolontariusza o bezpiecznych i higienicznych warunkach wykonywania świadczeń. Często na myśl przychodzi szkolenie BHP, które przechodzą pracownicy i obawa, że taki sam obowiązek mamy względem ochotnika. Powoduje to, iż placówki powątpiewają w sens współpracy z wolontariuszem, ponieważ znów przed oczami staje im kolejny wydatek, który muszą ponieść, aby przygotować ochotnika do pracy. I tu po raz kolejny warto przypomnieć, że wolontariusz nie jest pracownikiem i nie obowiązują go przepisy, jakie stosowane są do osób związanych stosunkiem pracy. Tak jest i w tym przypadku. Nie musimy zagwarantować wolontariuszowi szkolenia BHP. Powinniśmy natomiast poinformować go o bezpiecznych i higienicznych warunkach wykonywania świadczeń. Co to znaczy w praktyce i jak rozumieć sformułowanie: „poinformować”? Otóż w praktyce poinformować o tym może osoba, która przeszła takie szkolenie (pracownik) lub osoba kierująca placówką czy organizacją. Warto zadbać, aby w porozumieniu o współpracy, które podpisujemy z wolontariuszem, znalazł się zapis potwierdzający ten fakt. Oczywiste jest, że poza poinformowaniem wolontariusza o tych warunkach, mamy też obowiązek je zapewnić.

Do pracy – w odpowiednim stroju

Na korzystających ze świadczeń  pomocy wolontariuszy ciąży również obowiązek zapewnienia ochotnikom środków ochrony indywidualnej. W zależności od specyfiki prowadzonej działalności rodzaj tych środków będzie zróżnicowany. Najczęściej są to: fartuch ochronny, środki czystości, obuwie i rękawice ochronne, nakrycie głowy.
Koszty ponoszone przez korzystających na wyżej wymienione wydatki, stanowią koszty prowadzonej działalności i są na ogólnie przyjętych zasadach księgowane w dokumentacji placówek.

Podróż służbowa wolontariusza

Delegując wolontariusza do udziału w jakimś wydarzeniu w innym mieście (szkolenie, spotkanie, udział w projekcie) musimy pamiętać, aby pokryć koszty takiej delegacji. Kosztami tymi są: przejazd, wyżywienie oraz nocleg. Wartość tych świadczeń określona jest rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej na takich samych zasadach jak w przypadku pracowników. Pamiętajmy jednak, że:
• wolontariusz może nas z tego obowiązku zwolnić – musi to zrobić na piśmie;
• przejazd środami komunikacji miejskiej w miejscu wykonywania świadczeń wolontariusza nie jest podróżą służbową.

Nie zapomnij o finansach - koszty świadczeń wykonywanych przez ochotników

Często zdarza się, że placówka współpracuje z bardzo oddanymi i wartościowymi wolontariuszami. Chce w pewnym sensie wynagrodzić im ich poświęcenie i czas, jaki im oferują. Bardzo często z określonymi wolontariuszami wiązane są plany na przyszłość: awans, powierzanie nowych zadań. Jednym słowem placówka inwestuje w wolontariuszy, funduje im szkolenia, kursy specjalistyczne, badania lekarskie, wysyła na spotkania itp. Są to koszty, które mogą być ujęte w księgowości placówek angażujących wolontariuszy.

Czy wolontariusz ma dokładać do interesu?

Ustawa o wolontariacie wskazuje na możliwość zwrotu wolontariuszowi kosztów określonych
w porozumieniu, jakie poniósł on w związku z wykonywaniem świadczeń. Ważne! – Ustawa daje taką możliwość, ale nie obliguje do tego. Nie znaczy to, że nie warto o nich myśleć i nie dbać o to, aby zwracać je wolontariuszowi.
W praktyce do najczęściej spotykanych kosztów, jakie zwraca się wolontariuszowi należą koszty: przejazdów środkami komunikacji miejskiej, rozmów telefonicznych z prywatnego telefonu (na podstawie billingu).

Co po zakończeniu współpracy - zaświadczenie, opinia

Korzystający ze świadczeń wolontariusza instytucja ma na jego życzenie obowiązek wystawienia stosowanego zaświadczenia o zakresie i formie współpracy. Zaświadczenie to to nic innego jak swoiste referencje, które później wolontariusz może dołączyć do dokumentów aplikacyjnych, ubiegając się np. o przyjęcie na studia czy do pracy.
Również w czasie wykonywania świadczeń wolontariusz może poprosić o zaświadczenie lub opinię o swojej pracy. Jeśli tak się stanie to w tym wypadku również placówka, korzystająca z jego pomocy taki dokument zobligowana jest wolontariuszowi wystawić.

autor: Dariusz Pietrowski