Tryb

Zamówienie poniżej kwoty określonej w art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.)

Termin realizacji

Kompleksowa realizacja usługi w okresie styczeń-czerwiec 2021. Obsługa przynajmniej 1 webinarium w miesiącu, tj. łącznie 6 w terminie styczeń-czerwiec 2021. Data każdego webinariów zostanie przekazana minimum 14 dni roboczych przed wydarzeniem.

Zamawiający planuje przeprowadzenie 6 webinariów, jednak mając na uwadze możliwość wystąpienia potrzeby realizacji kolejnego webinarium, podpisze umowę z wykonawcą, który wygra postępowania umowę na maksymalnie 8 webinariów. W związku z powyższym w formularzu ofertowym Zamawiający wymaga wskazania ceny jednostkowej; umowa zostanie podpisana kwotę: cena jednostkowa x 8. Wynagrodzenie zostanie wypłacone wykonawcy za faktycznie zrealizowaną liczbę webinariów. Wykonawca wystawi fakturę każdorazowo po realizacji webinarium.

Opis przedmiotu zamówienia

• Przedmiotem zapytania jest usługa polegająca na kompleksowej obsłudze webinariów realizowanych przez Narodowe Centrum Kultury.
• Przygotowanie i dostosowanie do identyfikacji wizualnej Narodowego Centrum Kultury wirtualnego pokoju webinarium na specjalnej platformie internetowej.
• Dostosowanie prezentacji multimedialnej przygotowanej przez prowadzącego webinarium w sposób i w terminie ustalonym z Zamawiającym.
• Przeprowadzenie próby technicznej z prowadzącym webinarium w sposób i w terminie ustalonym z Zamawiającym, ale nie później niż 3 dni robocze przed webinarium.
• Moderacja oraz opieka techniczna podczas webinarium z wykorzystaniem własnego sprzętu.
• Nagranie systemowe webinarium oraz montaż na potrzeby umieszczenia na kanale YouTube obsługiwanym przez Narodowe Centrum Kultury.
• Przygotowanie sketchnotki do każdego (nie więcej niż 8) webinarium w terminie 7 dni roboczych, licząc od dnia realizacji webinarium.
• Wykonanie napisów dla osób z dysfunkcją słuchu na podstawie nagrania webinarium, wiernie odpowiadających treści spotkania i przesłanie w ciągu 7 dni roboczych, licząc od dnia realizacji webinarium.
• Nagranie oddzielnego okna tłumacza migowego podczas realizacji webinarium na żywo i zmontowanie nagrania w taki sposób aby okno tłumacza spełniało kryteria dostępności cyfrowej tj. dla transmisji video 4:3 lub 16:9 okno tłumacza powinno wynosić 1/8 ekranu i zakrywać czat transmisji video w terminie 7 dni roboczych licząc od dnia realizacji webinarium.

Zamawiający zapewni:

• Platformę do realizacji webinariów.
• Tłumacza Polskiego Języka Migowego.
• Materiały graficzne do przygotowania wirtualnego pokoju.

Warunki Udziału

Udział w niniejszym zapytaniu mogą wziąć Wykonawcy, którzy wykażą się doświadczeniem w postaci zrealizowania co najmniej 5 usług polegających na kompleksowej obsłudze webinariów (obsługa techniczna spotkania, moderacja czatu, przygotowanie sketchnotki, okna tłumacza oraz napisów), zrealizowanych w ciągu ostatnich trzech lat przed dniem złożenia oferty (a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie).

Spełnianie warunku Zamawiający oceni na podstawie wykazu usług stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania. Oferty, które nie spełniają warunku, nie będą podlegać ocenie.

Kryteria Oceny

Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny oferty.

Przy wyborze oferty Zamawiający weźmie pod uwagę następujące kryteria:

1. ocena moderacji webinariów na podstawie portfolia przesłanego przez wykonawców w postaci linków do zrealizowanych webinariów (moderacja czatu, zgodność z tematem przeprowadzonych webinariów) (20 pkt)
2. ocena napisów i okna tłumacza na podstawie portfolia przesłanego przez wykonawców w postaci linków do zrealizowanych webinariów (ocena napisów rozszerzonych, audiodeskrypcji w odniesieniu do wytycznych wynikających z ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych oraz usługi tłumacza języka migowego) (20 pkt)
3. ocena sketchnotek na podstawie portfolia przesłanego przez wykonawców w postaci grafik (zgodność z tematem przeprowadzonych webinariów, kreatywność w sposobie ujęcia tematu, atrakcyjność graficzna) (10 pkt)
4. cena (50 pkt)

Termin i miejsce złożenia ofert

Oferty zawierające formularz ofertowy (załącznik nr 1), przykłady sketchnotek – przynajmniej 8 grafik oraz 5 linków do zrealizowanych webinariów (załącznik nr 2) i wykaz zrealizowanych usług (załącznik nr 3) proszę składać pocztą elektroniczną na adres: kkowalska@nck.pl do 22 stycznia 2020 r., do godz. 12.00.

Istotne informacje Informacja dotycząca wyboru najkorzystniejszej oferty zostanie przekazana Wykonawcom drogą elektroniczną.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji ceny z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę, w przypadku gdy najkorzystniejsza oferta przekracza kwotę środków finansowych jakie Zamawiający miał przeznaczoną na usługę będącą Przedmiotem zamówienia.

Zamawiający może zakończyć postępowanie bez dokonania wyboru najkorzystniej oferty i unieważnić postępowanie.

Zamawiający informuje, że w przypadku wprowadzenia obostrzeń w związku z rozwojem pandemii COVID 19, które uniemożliwią realizację usługi będącej przedmiotem zamówienia zgodnie z Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia, usługa może zostać zrealizowana w innej formule.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania i opublikowania nowego zapytania ofertowego lub negocjacji z wybranym wykonawcą w niniejszym zapytaniu w celu ustalenia warunków realizacji usługi i jej ceny.